Имате ли Excel електронна таблица с огромни данни и чесане на главата как да намерете несъответствия ? Несъответствието в Excel е доста често срещано явление, независимо дали сте експерт или любител. Човешко е да правите грешки, докато въвеждате данни в листа на Excel и някои части се объркат.
Грешки като липсваща точка или неправилен правопис може да променят целия резултат. За щастие Microsoft Excel предоставя набор от вградени инструменти, които могат да се окажат полезни за откриване на несъответствия. В тази публикация ще обсъдим как да намерите разлики или несъответствия в Excel и да получите чист лист с данни.
Какво означава несъответствие в Excel?
Несъответствие в Excel възниква, когато има несъответствие в едни и същи данни в база данни. Това означава, че трябва да сте използвали различен формат за две или повече едни и същи данни в две или повече клетки на електронната таблица. Например,
- Общите продажби на моята марка & Co. = 587
- Общите продажби на моята марка & Co = 587
Както можете да видите, периодът липсва във втория пример (Общи продажби на Co) в сравнение с първия (Общи продажби на Co). Това може да изглежда нормално за вас, тъй като вече знаете кое е правилно, но компютърът не го смята за подобно.
По същия начин несъответствията в Excel могат да възникнат и поради грешки при въвеждане като интервал след стойност, главни или малки букви, дублиращи се записи или непоследователно форматиране на данни. Ето защо имаме това подробно ръководство, за да обясним как лесно да намирате несъответствия в Excel.
Как да намерите несъответствия в Excel
Преди да опитате някой от инструментите на Excel по-долу, за да намерите разлики в Excel, препоръчваме ви да прегледате електронната таблица ръчно. Можете да използвате различни инструменти като подчертаване или условно форматиране, за да подравните данните по четим начин. След това можете да сравните редовете или колоните и да потърсите всякакви несъответствия като дублиращи се записи, неправилен правопис и т.н.
Ако това не помогне, можете да продължите с методите по-долу, за да намерите несъответствия в Excel.
- Използвайте филтъра на Excel, за да намерите разликите
- Намерете несъответствия в Excel с помощта на условно форматиране
- Идентифицирайте разликите с помощта на разширени функции на Excel
- Откривайте несъответствия с помощта на добавки на Excel
1] Използвайте Excel филтър, за да намерите разликите
Използвайки Филтър е един от най-лесните методи за откриване на несъответствия в данните, особено за Excel листове с големи данни и правописни грешки. Тук ще разгледаме пример за Резултати от теста за клас 5 . Под Резултати колона, има две категории Пас и Неуспех , а някои са изписани неправилно.
Изберете целия Резултат колона и щракнете върху Сортиране и филтриране функция в горния десен ъгъл.
меко рестартиране
Това ще създаде падащ списък в Резултат колона. Кликнете върху него и премахнете отметката от всички правилни данни, например тези, които са изписани правилно ( Неуспех / Пас ). Натиснете Добре и на Резултат ще покаже само неправилните данни. Сега можете да ги коригирате ръчно.
2] Намерете несъответствия в Excel с помощта на условно форматиране
Условното форматиране ви помага да идентифицирате и сравните два или повече реда или колони един с друг, за да идентифицирате несъответстващи данни. Най-бързият начин да откриете разликата е да маркирайте клетки за дублирани или уникални записи .
Можете обаче да използвате и други правила като Правила отгоре/отдолу , Ленти с данни , Цветни везни , или Набори от икони за намиране на несъответствия в данните на Excel.
политика плюс
3] Идентифицирайте разликите с помощта на разширени функции на Excel
Можете да използвате АКО и Е функция, за да ви помогне да сравните клетки и да откриете всякакви разлики. Така че, тук можете използвайте функцията IF за да разберете кои клетки са идентични и правилни ( ВЯРНО ) и кои клетки са неправилни ( НЕВЯРНО ).
Като алтернатива можете да комбинирате АКО и IS функции като ISNUMBER, ISERROR, ISBLANK и т.н. за анализиране на зададената стойност и връщане ВЯРНО или НЕВЯРНО въз основа на резултата.
Можете също да използвате Функция VLookUp , Функция HLookUp , или Функция за съвпадение за намиране на несъответствия в Excel.
Прочети: Разширени съвети и трикове на Microsoft Excel
4] Откриване на несъответствия с помощта на добавки на Excel
Microsoft Excel предлага списък с добавки които ви помагат лесно да намирате разликите в Excel. За целта щракнете върху Файл раздел > | Повече ▼ > Настроики > Опции на Excel > Добавки > Управлявайте > COM добавки > Отивам > Запитване за електронна таблица > Добре . Сега можете да използвате Сравнете файлове команда от Запитване за електронна таблица за сравняване на две работни книги и подчертаване на несъответствията за всяка клетка.
Или можете да използвате Пакет с инструменти за анализ ( Excel добавки ), за да анализирате и откриете несъответствия в данните на Excel.
Прочети: Как да управлявате добавки в Microsoft Office
Като алтернатива можете също използвайте инструмента Excel Compare, за да сравнявате Excel листове и открийте несъответствия в набора от данни.
Как да проверя корекцията на данни в Excel?
Когато имате лист в Excel, където други потребители могат да въвеждат своите данни в зададен формат, зададен от вас, това е, когато използвате Потвърждаване на данни . Този инструмент ви помага да коригирате всякакви аномалии в данните, които не следват зададените указания или когато са въведени в грешен формат. В този случай Excel извежда предупреждение за грешка, което означава, че трябва да намерите разликите и да коригирате данните, като използвате Потвърждаване на данни инструмент.
За да научите повече за как да приложите валидиране на данни към клетки в Microsoft Excel , можете да следите нашата подробна публикация.
Как да намеря несъответствие в колона в Excel?
Докато Условно форматиране (както е обяснено по-горе) може да ви помогне лесно да намерите несъответстващи данни, the VLookUp функция ви позволява да сравнявате отделни клетки.
Ако използвате Уникален оператор за равенство за да сравните колони в Excel, създайте нова колона с резултати. Сега, в Резултат колона, добавете формулата за сравняване на отделни клетки. Например, =I2=J2 , и ще върне резултата като Невярно ако данните не съвпадат. За тези, които съвпадат, резултатът ще бъде такъв Вярно.
Надявам се това да помогне.
