Как да маркирате документи в Sharepoint Office 365?

Търсите ли начин да организирате документите си в SharePoint Office 365? Маркирането на документи е ефективен начин да организирате вашите документи и да ви улесни при намирането им, когато имате нужда от тях. В тази статия ще обсъдим най-добрите практики за маркиране на документи в SharePoint Office 365 и как да започнете. Прочетете, за да научите повече за този прост, но мощен организационен инструмент.

• Отворете библиотеката на SharePoint, съдържаща документите.
• Изберете документа или документите, които искате да маркирате.
• Щракнете върху иконата „Маркиране на документ“.
• Въведете етикетите, които искате да добавите към документа.
• Щракнете върху бутона „Запазване“, за да запазите таговете.

алтернативи на visio 2015

Как да маркирате документи в SharePoint Office 365

Маркирането на документи в SharePoint Office 365 е ефективен начин да рационализирате управлението на вашите документи и да гарантирате, че документите са лесни за намиране и достъп. С правилната стратегия за маркиране, потребителите могат бързо да търсят и намират документите, от които се нуждаят, с минимални усилия. Тази статия ще предостави подробен преглед на това как да маркирате документи в SharePoint Office 365.

Какво е маркиране на документи?

Маркирането на документи е процес на присвояване на ключови думи или тагове на документи, за да бъдат категоризирани и организирани. Етикетите обикновено се използват за описание на съдържанието, целта и аудиторията на документа, което позволява по-ефективно търсене и извличане. Това може да бъде особено полезно за организации, които имат голям брой документи и се нуждаят от лесен начин да ги поддържат организирани.

Предимства на маркирането на документи в SharePoint Office 365

Маркирането на документи в SharePoint Office 365 може да предложи редица предимства, като например:

• По-добра организация: Маркирането на документи позволява на потребителите бързо и лесно да търсят и извличат документите, от които се нуждаят.
• Подобрена производителност: Като прави документите по-лесни за намиране, може да намали времето, прекарано в търсенето им.
• Подобрена сигурност: С правилната стратегия за маркиране потребителите могат да бъдат по-уверени, че чувствителните документи се съхраняват сигурно.

Как да маркирате документи в SharePoint Office 365

Маркирането на документи в SharePoint Office 365 е лесен процес, който може да бъде изпълнен в няколко стъпки. Ето ръководство стъпка по стъпка, което ще ви помогне да започнете:

• Стъпка 1: Влезте във вашия акаунт в SharePoint.
• Стъпка 2: Отворете библиотеката с документи, където искате да маркирате документи.
• Стъпка 3: Изберете документа, който искате да маркирате.
• Стъпка 4: Щракнете върху опцията Етикети и бележки в менюто на лентата.
• Стъпка 5: Въведете етикетите, които искате да присвоите на документа.
• Стъпка 6: Щракнете върху Запазване, за да запазите таговете.
• Стъпка 7: Повторете стъпките за всеки документ, който искате да маркирате.

Най-добри практики за маркиране на документи в SharePoint Office 365

Когато маркирате документи в SharePoint Office 365, е важно да имате предвид следните най-добри практики:

• Създайте последователна система за маркиране: Създайте стандартизирана система за маркиране, която е лесна за разбиране и използване.
• Използвайте ясни и описателни тагове: Използвайте тагове, които ясно и точно описват съдържанието, целта и аудиторията на документа.
• Поддържайте етикетите актуални: Периодично преглеждайте и актуализирайте етикетите, за да сте сигурни, че остават уместни и точни.
• Осигурете подходяща сигурност: Уверете се, че само оторизирани потребители имат достъп и редактират тагове.

Как да използвате етикети в SharePoint Office 365

След като документите бъдат маркирани, потребителите могат да се възползват от възможностите за търсене и филтриране в SharePoint Office 365. Например, потребителите могат да използват опцията Филтриране по етикети, за да намерят бързо документи с конкретни етикети. Освен това потребителите могат да използват опцията Търсене по етикети, за да намерят документи, които съдържат определени ключови думи или фрази.

Как да управлявате маркери в SharePoint Office 365

SharePoint Office 365 също предоставя на потребителите възможността да управляват етикети и да гарантират, че те остават организирани и актуални. За да управляват етикети, потребителите могат да използват опцията Управление на етикети в менюто на лентата. Това позволява на потребителите да създават, редактират и изтриват тагове според нуждите.

текстов редактор на windows 7

Как да видите етикети в SharePoint Office 365

За да видите етикети в SharePoint Office 365, потребителите могат да използват опцията Преглед на етикети в менюто на лентата. Това ще отвори списък с всички тагове, свързани с документ, което улеснява бързото преглеждане и редактиране на тагове, ако е необходимо.

Заключение

Маркирането на документи в SharePoint Office 365 е ефективен начин за рационализиране на управлението на документи и гарантиране, че документите са лесни за намиране и достъп. Като отделят време за прилагане на стратегия за маркиране и следвайки най-добрите практики за маркиране, потребителите могат да се възползват от възможностите за търсене и филтриране в SharePoint Office 365 за бързо намиране на документи.

Свързани ЧЗВ

Какво представлява маркирането на SharePoint?

Маркирането на SharePoint е процес на добавяне на етикети или етикети към документи, за да бъдат класифицирани и организирани. Тези тагове позволяват на потребителите бързо да намират документи и друго съдържание, което е свързано с определена тема или проект. Етикетите могат да се добавят към документи ръчно от потребителите или могат да се добавят автоматично от самия SharePoint. Етикетите могат също да се споделят между множество сайтове на SharePoint, което улеснява търсенето и намирането на документи.

Маркирането на SharePoint също помага за увеличаване на ангажираността на потребителите със съдържанието. Позволявайки на потребителите бързо да намират съдържание, което е свързано с техните интереси, е по-вероятно те да бъдат ангажирани и да останат на сайта по-дълго. Това може да доведе до повишено приемане на SharePoint от потребителите и цялостно подобрено потребителско изживяване.

Как да маркирам документи в SharePoint Office 365?

Маркирането на документи в SharePoint Office 365 е лесно. В библиотеката с документи изберете документа, който искате да маркирате. След това щракнете върху иконата за етикети и бележки в лентата. Това ще отвори прозорец, в който можете да въведете маркерите, които искате да използвате. Можете да добавите множество тагове към всеки документ и тези тагове ще бъдат видими за всеки, който има достъп до документа.

След като бъде добавен етикет, той може да се използва за бързо намиране на свързани документи в библиотеката. За да търсите документи с определен етикет, просто въведете името на етикета в полето за търсене. След това SharePoint ще покаже списък с всички документи с този етикет. Това улеснява намирането на документи, които са свързани с определена тема или проект.

Какви са предимствата на маркирането на документи в SharePoint Office 365?

Маркирането на документи в SharePoint Office 365 предлага редица предимства. Първо, позволява на потребителите бързо да търсят свързани документи и съдържание. Това улеснява потребителите да намират информацията, от която се нуждаят, без да се налага да прекарват време ръчно в пресяване на множество документи.

антималуерска услуга, изпълнима висока памет

Второ, маркирането на документи също помага за подобряване на ангажираността на потребителите. Като позволява на потребителите бързо да намират свързано съдържание, те са по-склонни да останат на сайта по-дълго и да се ангажират повече със съдържанието. Това помага да се увеличи приемането на SharePoint от потребителите и подобрява цялостното потребителско изживяване. И накрая, маркирането на документи също помага за организиране на документи и съдържание, което улеснява потребителите да намерят това, от което се нуждаят.

Как да управлявам тагове в SharePoint Office 365?

Управлението на етикети в SharePoint Office 365 е лесно. За да управлявате тагове, отворете библиотеката, в която искате да управлявате таговете. След това щракнете върху иконата за етикети и бележки в лентата. Това ще отвори прозорец, където можете да преглеждате, добавяте и изтривате тагове. Можете също да преименувате съществуващи тагове и да добавяте бележки към всеки таг.

Освен това можете да видите списък с документи, които са свързани с всеки етикет. Това ви позволява бързо да намирате документи, които са свързани с определена тема или проект. Можете също да добавяте тагове към документи от този прозорец, което улеснява бързото добавяне на тагове към няколко документа наведнъж.

национална географска снимка на деня тапет

Мога ли да споделям етикети в множество сайтове на SharePoint?

Да, можете да споделяте тагове в множество сайтове на SharePoint. За да направите това, отворете библиотеката, в която искате да споделите етикетите. След това щракнете върху иконата за етикети и бележки в лентата. Това ще отвори прозорец, където можете да преглеждате, добавяте и изтривате тагове.

За да споделите етикет, щракнете върху бутона за споделяне до маркера. Това ще отвори прозорец, където можете да изберете сайтовете на SharePoint, с които искате да споделите маркера. След като изберете сайтовете, щракнете върху споделяне, за да споделите маркера с тези сайтове. Това позволява на потребителите бързо да намират документи, които са свързани с определена тема или проект, независимо на кой сайт на SharePoint се намират.

Мога ли автоматично да маркирам документи в SharePoint Office 365?

Да, можете автоматично да маркирате документи в SharePoint Office 365. За да направите това, отворете библиотеката, където искате да добавите таговете. След това щракнете върху иконата за етикети и бележки в лентата. Това ще отвори прозорец, където можете да преглеждате, добавяте и изтривате тагове.

След като създадете таговете, които искате да използвате, можете да настроите автоматизиран работен процес за маркиране. Този работен процес автоматично ще добавя тагове към документи, когато те се качват или променят. Това прави лесно да се гарантира, че документите винаги са правилно етикетирани и организирани. Автоматизираният работен процес може да бъде настроен да работи по определен график или да се задейства от конкретни събития.

Маркирането на документи в SharePoint Office 365 е невероятно полезен начин да останете организирани и бързо да намерите документи. Само с няколко прости стъпки можете бързо да настроите тагове и да ги приложите към документи за нула време. Това може да улесни управлението на документи, както и да гарантира, че всеки в офиса може бързо да намери документите, от които се нуждае. С SharePoint Office 365 можете да направите управлението на документи лесно.