Създаването на Excel файл в SharePoint може да бъде полезен начин да се уверите, че всеки във вашия екип има достъп до един и същ документ, независимо къде се намира. Това ръководство ще ви покаже как да създадете споделен Excel файл в SharePoint, както и предимствата от използването на тази система. С това ръководство ще можете да се възползвате от предимствата на споделянето на Excel файл в SharePoint и да научите лесните стъпки, за да го направите.
Създаване на споделен Excel файл в Sharepoint: За да създадете споделен Excel файл в Sharepoint, изпълнете следните стъпки:
- Отворете Sharepoint във вашия уеб браузър.
- Изберете библиотеката, в която искате да съхраните файла.
- Щракнете върху бутона Качване, за да качите файла на Excel.
- След като файлът бъде качен, щракнете върху него, за да го отворите.
- Отидете в раздела Файл и изберете Споделяне.
- Въведете имената на хората, с които искате да споделите файла.
- Изберете нивото на достъп, което искате да им дадете.
- Щракнете върху Споделяне, за да завършите.
как да задам Outlook като пощенски клиент по подразбиране
Как да създадете споделен Excel файл в SharePoint?
SharePoint е мощен инструмент за сътрудничество, базиран на облак, който позволява на организациите да съхраняват, осъществяват достъп и да си сътрудничат върху документи, електронни таблици и други цифрови активи. Много компании използват SharePoint, за да хостват своите данни и документи в облака, и това е отличен инструмент за споделяне на електронни таблици в Excel с колеги и външни партньори.
Създаването на споделен Excel файл в SharePoint е лесно и ясно и изисква само няколко прости стъпки. В тази статия ще ви обясним как точно да го направите.
Стъпка 1: Качете файла на Excel в SharePoint
Първата стъпка за създаване на споделен Excel файл в SharePoint е да качите файла в сайта на SharePoint. За да направите това, ще трябва да влезете във вашия акаунт в SharePoint и да отидете до библиотеката с документи, където искате да съхраните файла. След като сте в библиотеката с документи, щракнете върху бутона Качване и изберете Excel файла от вашия компютър.
След като файлът бъде качен, можете да му дадете име и да добавите допълнителна информация, която искате да съхраните за файла. Когато приключите, щракнете върху Запиши и файлът ще бъде качен на сайта на SharePoint.
Стъпка 2: Задайте защита и разрешения
След като файлът бъде качен в SharePoint, следващата стъпка е да зададете защитата и разрешенията за файла. Това ще определи кой има достъп до файла и какво може да прави с него. За да зададете защитата и разрешенията, щракнете върху бутона Настройки в библиотеката с документи и изберете Разрешения.
От тук можете да зададете разрешенията за файла. Например, можете да направите файла публичен, така че всеки с връзката да има достъп до него, или можете да го направите частен и да ограничите достъпа до конкретни хора. Можете също така да зададете конкретни нива на разрешение, като Четене или Редактиране, за различни потребители или групи.
конфигуриране на защитна стена на Windows
Стъпка 3: Споделете Excel файла
След като защитата и разрешенията са зададени, следващата стъпка е да споделите Excel файла. За да направите това, щракнете върху бутона Споделяне в библиотеката с документи и въведете имейл адресите на хората, с които искате да споделите файла. Можете също да добавите съобщение, за да обясните защо споделяте файла.
Когато приключите, щракнете върху Изпрати и файлът ще бъде споделен с хората, които сте посочили. Те ще получат имейл с връзка към файла и ще имат достъп до него чрез своя акаунт в SharePoint.
Стъпка 4: Задайте известия за файлове
След като файлът на Excel бъде споделен, следващата стъпка е да зададете известия за файлове. Това ще ви позволи да бъдете уведомени, когато някой направи промени във файла. За да зададете известия за файлове, щракнете върху бутона Настройки в библиотеката с документи и изберете Сигнали.
От тук можете да изберете кои типове известия искате да получавате. Например, можете да бъдете уведомени, когато файлът бъде променен, когато някой коментира файла или когато някой създаде нова версия. След като известията са зададени, ще бъдете предупреждавани всеки път, когато някой направи промени във файла.
Стъпка 5: Съвместна работа върху Excel файла
Последната стъпка е да си сътрудничите върху файла на Excel. SharePoint улеснява съвместната работа върху файлове в реално време и можете да направите това с Excel файла, който току-що създадохте. За да започнете сътрудничество, щракнете върху бутона Сътрудничество в библиотеката с документи и изберете Редактиране в браузъра.
Това ще отвори файла на Excel в браузъра и вие и вашите сътрудници ще можете да правите промени във файла в реално време. Можете също така да разговаряте помежду си в прозореца за чат и всички промени ще бъдат запазени автоматично.
Стъпка 6: Изтеглете Excel файла
Когато приключите със съвместната работа върху файла на Excel, можете да го изтеглите на вашия компютър. За да направите това, щракнете върху бутона Изтегляне в библиотеката с документи и изберете Изтегляне като Excel. Това ще изтегли файла на вашия компютър и след това можете да го използвате, както желаете.
Стъпка 7: Управление на контрола на версиите
SharePoint също улеснява управлението на контрола на версиите за Excel файла. За да направите това, щракнете върху бутона Настройки в библиотеката с документи и изберете История на версиите. Това ще отвори списък с всички версии на файла и можете да видите промените, които са направени във файла във времето.
Можете също да възстановите предишна версия на файла, ако е необходимо. За да направите това, изберете версията, която искате да възстановите, щракнете върху Възстановяване и версията ще бъде възстановена до предишното си състояние.
Стъпка 8: Изтрийте Excel файла
Когато приключите с работата с файла на Excel, можете да го изтриете от SharePoint. За да направите това, щракнете върху бутона Настройки в библиотеката с документи и изберете Изтриване. Това ще изтрие окончателно файла от сайта на SharePoint и той вече няма да бъде достъпен за преглед или изтегляне.
Стъпка 9: Управление на пространството за съхранение
Когато приключите с управлението на файла в Excel, можете да управлявате вашето място за съхранение, за да сте сигурни, че имате достатъчно място за всичките си файлове. За да направите това, щракнете върху бутона Storage в библиотеката с документи и изберете Manage Storage.
От тук можете да видите количеството място за съхранение, което сте използвали, и количеството място за съхранение, което ви е останало. Можете също да изтриете файлове, които вече не са ви необходими, за да освободите място за съхранение.
Стъпка 10: Наблюдавайте активността на файловете
И накрая, можете да наблюдавате дейността на файловете, за да сте сигурни, че вашите файлове се осъществяват и използват по подходящ начин. За да направите това, щракнете върху бутона Дейност в библиотеката с документи и изберете Монитор. Това ще ви покаже кой е имал достъп до файла и кога, както и всички промени, които са направени във файла.
Можете също така да зададете предупреждения, които да бъдат уведомявани, когато някой има достъп до файла или прави промени в него. Това ще ви помогне да следите кой има достъп до файла и какво прави с него.
Свързани ЧЗВ
Как да създадете файл за споделяне на Excel в SharePoint?
Отговор:
Създаването на споделен Excel файл в SharePoint е чудесен начин да си сътрудничите с други хора по проект или да съхранявате важни данни. Първата стъпка е да създадете сайт на SharePoint. Можете да направите това, като влезете в портала на Office 365 и създадете нов сайт на SharePoint. След като сайтът бъде създаден, можете да добавите Excel файла към вашия сайт, като го качите в библиотеката с документи. След това можете да споделите този файл с другите потребители, като им дадете разрешения за редактиране. Това ще им позволи да преглеждат, редактират и коментират споделения файл. След като файлът бъде споделен, всички промени, които някой направи, ще бъдат отразени във файла.
hotspot на windows 10 не работи
В заключение, създаването на споделен Excel файл в SharePoint е лесен и ясен процес. С помощта на това ръководство можете лесно да създадете споделен Excel файл, който да споделяте и да си сътрудничите с вашите колеги. Това ви позволява да следите цялата важна информация на едно място, което прави сътрудничеството по-ефективно и продуктивно. С няколко кликвания и няколко минути от вашето време можете бързо да създадете споделен Excel файл в SharePoint.
